Erfassungsübersicht

Die Erfassungsübersicht beantwortet auf einen Blick eine Frage: Wie läuft die Datenerfassung? Öffnen Sie eine Indikator-App, und Sie landen zuerst genau hier, auf dem Tab Übersicht, neben Fragebogen und Mitwirkende. Sie zeigt Vollständigkeit, wer beiträgt und wo die Lücken sind, an einem Ort.

Sie wird für Sie aus den Daten erstellt, die Sie erfassen, und es gibt nichts zu konfigurieren. Das Zeitfenster ergibt sich aus dem Berichtszeitraum, den Sie im Kopfbereich wählen und den sich alle drei Tabs teilen; die App leitet ihre Zeiträume aus ihrem Berichtsintervall ab, es gibt also immer einen zur Auswahl. Darüber hinaus haben Sie nur einen Gruppenfilter und eine Schaltfläche Aktualisieren sowie an der Heatmap selbst eine Steuerung Ansicht, die festlegt, wie fein die Spalten sind.

Die Kennzahlen im Überblick

Am oberen Rand sitzen drei Zusammenfassungskarten:

Gesamtvollständigkeit - der Anteil der erwarteten Werte, die tatsächlich erfasst wurden, mit den dahinterliegenden Zahlen der befüllten und erwarteten Zellen.
Aktive Mitwirkende - wie viele Personen Daten eingegeben haben, sodass Sie sehen können, dass die Erfassung eine gemeinsame Anstrengung ist und nicht auf einer Person allein ruht.
Eine kombinierte Karte für den Handlungsbedarf: wie viele Indikatoren Überfällig sind, wie viele Indikatoren in Gefahr sind (unter 50 % vollständig) und wann der Letzte Eintrag erfolgt ist.

Die Lücken finden

Unter den Kennzahlen im Überblick zeigen mehrere Panels, wo die Erfassung Aufmerksamkeit benötigt:

Vollständigkeits-Heatmap - ein Raster aus Indikatoren gegen Perioden, eingefärbt von gut abgedeckt bis leer. Filtern Sie es nach Gruppe, suchen Sie nach Namen, klappen Sie Gruppen auf oder zu, ändern Sie mit Ansicht die Spaltenauflösung und öffnen Sie es im Vollbild für eine umfangreiche App.
Abdeckung nach Dimension - für Indikatoren, die nach einer Dimension aufgeschlüsselt sind, Balken, die zeigen, wie vollständig jedes Mitglied ist, das schlechteste zuerst, sodass eine zurückliegende Region oder ein Standort auffällt.
Gefährdet & überfällig - eine kurze Tabelle der am wenigsten vollständigen Indikatoren, mit der Angabe, wie viele ihrer erwarteten Werte vorliegen.
Eingabe-Trend - ein Diagramm darüber, wie viele Werte Tag für Tag eingegeben wurden, sodass Sie sehen können, ob die Erfassung Schritt hält.

Berichtszeiträume

Ein Berichtszeitraum benennt den Zeitraum, über den Sie berichten - zum Beispiel "Berichtsjahr 2025" - damit der Erfassungsaufwand auf ein klar definiertes Fenster begrenzt ist. Sie legen Zeiträume nie von Hand an: Die App kennt ihr Berichtsintervall (beim Anlegen der App gewählt - Kalenderjahr, Quartal, Monat oder ein eigener Startmonat mit Länge) und leitet die Zeitachse der Zeiträume daraus ab, in die Vergangenheit wie in die Zukunft. Jeder Zeitraum ist da, sobald die App existiert.

Ein abgeleiteter Zeitraum beginnt als einfacher Kalendereintrag. Er wird in dem Moment zu einem Datensatz, in dem Sie mit ihm arbeiten - ihn umbenennen, zur Prüfung einreichen, freigeben oder eine Erhebungsrunde daran binden - und behält Name und Fenster von da an. Umbenennen geht bei jedem offenen Zeitraum; das Fenster selbst kommt immer aus dem Intervall und lässt sich weder verschieben noch in der Länge ändern.

Eine Intervall-Änderung wird ab einem von Ihnen gewählten Monat wirksam, nach vorn: Zeiträume davor behalten ihre Fenster, die Zeitachse danach folgt dem neuen Rhythmus. Schneidet die neue Grenze einen alten Zeitraum ab, wird der verkürzte Rest einfach ein eigener (kürzerer) Zeitraum.

Die Erfassung wird nie durch einen fehlenden Zeitraum blockiert. Sie können Daten für jedes Datum in der Erfassungsfrequenz des Datenpunkts eingeben - Vergangenheit wie Zukunft - ohne vorher etwas einzurichten. Eine Zelle sperrt nur ein Zeitraum, der zur Prüfung eingereicht oder freigegeben wurde: Jeder Bucket, der ein solches Fenster berührt, ist schreibgeschützt, bis der Zeitraum wieder geöffnet wird.

Berichtszeiträume werden im Editor verwaltet. Klicken Sie auf Editor öffnen und öffnen Sie dann den Tab Berichtszeiträume (das Kalendersymbol, der letzte der Editor-Tabs). Die Karte Berichtsintervall über der Liste zeigt die Intervall-Historie und bietet Admins und Berichtsverantwortlichen Intervall ändern ab… sowie das Entfernen der letzten Änderung an. Darunter zeigt die Liste jeden Zeitraum - abgeleitete mit einem dezenten Hinweis "abgeleitet", bearbeitete mit ihrem Status-Badge - und der Detailbereich hat zwei Tabs: Konfiguration (die Bezeichnung) und Status und Freigabe (der Freigabevorgang weiter unten). Das Löschen wird in der Zeile eines bearbeiteten Zeitraums angeboten, solange er offen und ohne Erhebungsrunde ist; danach wird sein Fenster wieder ein einfacher abgeleiteter Zeitraum, und die in diesem Fenster erfassten Werte bleiben erhalten.

Der gewählte Zeitraum gilt app-weit: Was Sie im Kopfbereich auswählen, zeigen alle Tabs, und die Auswahl steht in der Seitenadresse, sodass ein geteilter Link denselben Zeitraum öffnet.

Der Vorjahreswert, und ihn übernehmen

Ovidens stellt die Zahl des Vorjahres genau dorthin, wo Sie sie brauchen: an die Zelle selbst. Überall, wo Sie einen Wert erfassen, erscheint ein kleines Uhrsymbol; fahren Sie darüber, und Sie sehen den Wert genau dieser Zelle in den vorangehenden Kalenderjahren, das jüngste zuerst, bis zu drei Jahre zurück. Aufgeführt werden nur Jahre, die tatsächlich einen Wert enthalten, und ohne Historie erscheint das Symbol gar nicht. Es liest sich für eine einzelne Zahl genauso wie für jede Zelle einer Aufschlüsselung.

Ist eine Zahl gegenüber dem Vorjahr unverändert, können Sie sie übernehmen. Jede leere Zelle in einem offenen Berichtszeitraum bietet die Aktion Aus dem Vorjahr übernehmen an, die den Wert des vorherigen Fensters überträgt und die Zelle als übernommen markiert. Die Markierung hält die Herkunft für Prüfende sichtbar, und der übernommene Wert wird nach denselben Regeln geprüft wie ein selbst erfasster Wert. In einem freigegebenen und gesperrten Zeitraum wird die Aktion nicht angeboten.

Berichtszeitraum prüfen und freigeben

Ist die Erfassung eines Zeitraums abgeschlossen, schließen Sie ihn mit Freigeben und sperren: einem gesperrten, versionierten Nachweis dessen, was Sie berichtet haben. Öffnen Sie im Editor den Tab Berichtszeiträume, wählen Sie den Zeitraum und nutzen Sie dessen Tab Status und Freigabe. Er benennt in einem Satz, was Freigeben und sperren bewirkt (es friert die Daten des Zeitraums ein und veröffentlicht eine unveränderliche Version), zeigt den Status des Zeitraums mit einer verständlichen Erklärung und listet auf, was noch blockiert.

Zur Prüfung einreichen (optional) übergibt den Zeitraum von der Erfassung an die Prüfung. Solange ein Zeitraum in Prüfung ist, sind seine Werte für alle gesperrt, auch für Administratorinnen und Administratoren, und nur ein Admin oder eine berichtsverantwortliche Person dieser App kann ihn wieder öffnen - die prüfende Person sieht also genau das, was freigegeben wird. Weil die Übergabe das gesamte Zeitfenster einfriert, steht sie denen offen, die hier erfassen oder verantworten, und nicht dem ganzen Arbeitsbereich: Administratorinnen und Administratoren, Berichtsverantwortlichen dieser App sowie Personen mit einer aktiven Zuordnung in einer offenen oder abgeschlossenen Erhebungsrunde dieser App. Wer nichts davon ist, hat hier auch keine Zahl erfasst; die Meldung nennt dann beide Wege: einen Admin oder eine berichtsverantwortliche Person um die Übergabe bitten, oder sich einer Erhebungsrunde dieser App zuordnen lassen. Sie dürfen einreichen, während eine Erhebungsrunde noch offen ist - der Bereich weist darauf hin und darauf, dass sich die Zahlen bis zu deren Abschluss noch ändern können.
Freigeben und sperren friert den Zeitraum ein. ZWEI Dinge steuern das. Erstens darf keine an den Zeitraum gebundene Erhebungsrunde mehr offen sein: Die Freigabe friert die Daten ein, eine Freigabe mitten in der Erhebung würde den Bericht also einfrieren, während noch geantwortet wird. Der Bereich nennt die offenen Runden, und die Bestätigung bleibt deaktiviert, bis Sie sie schließen. Zweitens muss die Bereitschaft grün sein: jeder anwendbare Datenpunkt ist gefüllt und jede blockierende Konsistenzprüfung besteht. Bis dahin ist die Schaltfläche deaktiviert und der Bereich listet auf, was noch blockiert, nach Datenpunkt und nach Prüfmeldung. Freigeben dürfen Admins und Berichtsverantwortliche dieser App; ein kleines Team kann direkt aus dem offenen Zustand freigeben, ohne separaten Prüfschritt.
Haben Sie die Zahlen des Zeitraums zuletzt bearbeitet, sagt der Freigabedialog das, bevor Sie bestätigen. Sie dürfen trotzdem freigeben: Der Hinweis ist da, weil eine Prüfung der Berichterstattung fragt, ob die Person, die die Zahlen erklärt, sie auch erfasst hat, und das Aktivitätsprotokoll hält bei der Freigabe fest, ob die freigebende Person die Zahlen zuletzt bearbeitet hat. Eine Freigabe über Vera oder eine verbundene KI hält dasselbe fest. Wenn Ihre Organisation das Erfassen und das Freigeben von Zahlen trennt, bitten Sie eine andere Person um die Freigabe.
Eine offene Änderungsanforderung blockiert die Freigabe nie. Hat eine prüfende Person zu einzelnen Antworten eine Änderung angefordert, nennt der Bereich die Anzahl und sagt ausdrücklich, dass dies nicht blockiert: Diese Zahlen sind weiterhin bearbeitbar und der Zeitraum ist weiterhin freigebbar. Der Hinweis ist da, damit Sie bewusst entscheiden, nicht damit die Plattform für Sie entscheidet. Diese drei Zeilen sehen nur die Personen, die die Erhebung der App verantworten - Admins und ihre Berichtsverantwortlichen; wer als erfassende Person einen Zeitraum zur Prüfung einreicht, erhält also keinen Hinweis auf eine offene Runde - die harte Sperre liegt auf Freigeben und sperren, das ohnehin nur sie ausführen können. Ein Zeitraum, dessen Runden gelöscht wurden, behält seine Änderungsanforderungen, hat aber keine Runde mehr, an der sie gezählt werden könnten; dort fehlt die Zeile.
Das Freigeben hält eine unveränderliche Version der gesamten App fest, sodass der Bericht stets genau so wiederhergestellt werden kann, wie er freigegeben wurde. Im Freigabedialog können Sie optional Erklärung hinzufügen ausklappen, um festzuhalten, wer den Bericht erklärt, deren Rolle und, je nach Berichtsrahmen, Grundlage und Modul-Option - jedes Feld inline erläutert. Eine Erklärung ist nicht erforderlich und kann bei einer späteren Freigabe ergänzt werden, sodass eine Freigabe mit einem Klick auf einer bereiten Periode gültig ist. Der freigegebene Zustand zeigt, wer wann freigegeben hat, einen Link zu dieser Version und die Erklärung, sofern vorhanden.

Ein freigegebener Zeitraum ist gesperrt: seine Zellen werden im Raster schreibgeschützt und ein Banner benennt den Status, sodass niemand eine Zahl nach der Erklärung unbemerkt ändern kann. Um etwas zu ändern, entsperren und öffnen Sie den Zeitraum erneut. Wieder öffnen dürfen Admins und Berichtsverantwortliche dieser App, hinter einer Bestätigung, denn es entsperrt den Zeitraum zur Bearbeitung und legt die Freigabe beiseite; die freigegebene Version bleibt in der Historie, und eine erneute Freigabe erzeugt eine frische Version und einen frischen Freigabenachweis. Jedes Einreichen, jede Freigabe und jedes erneute Öffnen wird im Prüfprotokoll mit der handelnden Person festgehalten.

Konsistenzprüfungen

Während eine Validierungsregel einen einzelnen Wert absichert, sichert eine Konsistenzprüfung eine Beziehung zwischen Datenpunkten, zum Beispiel, dass sich eine erneuerbare und eine nicht erneuerbare Energiezahl zur Gesamtsumme addieren. Eine verletzte Prüfung kann Freigeben und sperren für den Zeitraum blockieren; Prüfungen machen also aus "alle Zellen gefüllt" ein "der Bericht ist in sich stimmig". Wie Sie Prüfungen schreiben und lesen, steht unter Konsistenzprüfungen.

Mitwirkende

Mitwirkende ist ein eigener Tab, neben Übersicht und Fragebogen. Er listet für denselben Berichtszeitraum auf, wer Daten eingegeben hat und wie aktiv die Person war. Es ist der schnellste Weg zu sehen, wem man danken oder wen man anstupsen sollte, wenn eine Erfassungsfrist näher rückt.