Erhebung-Apps im Überblick

Eine Erhebung-App sammelt Antworten von Personen außerhalb Ihres Workspace. Sie bauen ein Formular, veröffentlichen es und teilen einen Link; alle, die den Link haben, können ohne Konto und ohne Anmeldung antworten. Jede Antwort landet als Datenzeile in Ihrem Workspace - bereit zum Auswerten oder für eine Analyse.

Während eine analytische App vorhandene Daten umformt und eine Indikator-App Periode für Periode eine Messung erhebt, ist eine Erhebung-App dafür gebaut, Menschen etwas zu fragen und ihre Antworten zu behalten.

Die drei Teile

Eine Erhebung-App hat drei Oberflächen, und die Trennung dazwischen ist das Erste, was sich zu lernen lohnt.

• Das Formular ist, was Sie bauen: die Fragen, ihre Reihenfolge und die Regeln dafür, welche erscheinen. Änderungen gehen in einen Entwurf, und ein Entwurf ist für Teilnehmende unsichtbar, bis Sie veröffentlichen.
• Einstellungen ist, was Sie betreiben: ob die Erhebung Antworten annimmt, wann sie schließt, wie viele Antworten sie zulässt und welche Links Sie versenden. Das wirkt sofort - ohne Veröffentlichung.
• Antworten ist, was Sie lesen: eine Auswertung pro Frage, die einzelnen Antworten und der Weg in eine Analyse-App.

Der Grund für die Trennung der ersten beiden ist praktisch: „Keine Antworten mehr annehmen" soll sofort wirken. „Eine Frage hinzufügen" sollen Teilnehmende erst sehen, wenn Sie so weit sind.

Wer welchen Teil sieht, folgt der Rolle in der Erhebung. Wer eine Erhebung-App öffnen kann, liest ihr veröffentlichtes Formular und ihre Antworten. Der Editor öffnen, der Weg zum Formular und seinem Versionsverlauf, wird Personen angeboten, die die Konfiguration der Erhebung lesen dürfen; der Freigabelink und die Einstellungen, die die Erhebung ändern, sind für Personen, die sie konfigurieren dürfen. Wer eine Erhebung nur ansehen darf, sieht nie einen Entwurf.

Das Formular bauen

Die Seite Fragen ist eine Arbeitsfläche: Jede Seite Ihres Formulars ist eine Karte, und jede Frage eine Karte darin, so angeordnet, wie Teilnehmende sie lesen werden. Links steht eine Gliederung des Formulars (einklappbar über die Schaltfläche über der Arbeitsfläche oder mit ⌘), und ein Klick auf eine Frage oder den Titel einer Seite öffnet rechts deren Einstellungen. Beim Überfahren einer Karte erscheinen ihre Aktionen: am Griff ziehen, um sie neu zu sortieren (eine Frage kann auf eine andere Seite gezogen werden), duplizieren oder löschen. Escape, oder ein zweiter Klick auf die ausgewählte Karte, schließt das Panel.

Jede Zeile des Formulars ist entweder eine Frage oder ein Seitenumbruch (ein Abschnitt). Ein Seitenumbruch beginnt eine neue Seite, sodass eine lange Erhebung abschnittsweise gelesen werden kann. Eine Frage fügen Sie mit der Schaltfläche Frage am Fuß der Seite hinzu, zu der sie gehört - der Typ wird zuerst gewählt - und eine neue Seite mit Abschnitt unter der letzten.

Schalten Sie die Arbeitsfläche auf Vorschau (oder drücken Sie P), um das Formular genau so durchzugehen wie Teilnehmende, ungespeicherte Änderungen eingeschlossen: dieselbe Seite, dasselbe Weiter und Zurück, dieselben Pflichtprüfungen. Nichts, was Sie in der Vorschau eingeben, wird gespeichert. Die Smartphone-Breite ist in derselben Leiste einen Klick entfernt.

Eine Frage hat einen Typ, und der Typ ist das, was Teilnehmende sehen:

Eine Frage kann Pflicht sein und sie kann bedingt sein: „zeige dies nur, wenn eine frühere Frage auf eine bestimmte Weise beantwortet wurde". Eine bedingte Frage, die Teilnehmende nie sehen, wird nie von ihnen verlangt, und ihre Antwort wird nie gespeichert.

Eine Tabellenfrage ist die richtige Wahl, wenn die Antwort eine LISTE ist: „nennen Sie uns jeden Ihrer Lieferanten", „listen Sie die betroffenen Standorte auf". Sie definieren die Spalten - je eine Überschrift und ein Antworttyp, bis zu zehn davon - und Teilnehmende fügen eine Zeile je Lieferant hinzu, bis zu fünfzig. Eine Spalte kann ein kurzer Text, ein Absatz, eine Zahl, ein Datum oder eine E-Mail-Adresse sein, und jede davon kann Pflicht sein, was bedeutet: eine begonnene Zeile muss sie füllen. Auf der Ergebnisseite und im CSV wird jede Spalte zu einer eigenen Spalte, mit den Einträgen dieser Person in der Reihenfolge, in der sie eingegeben wurden.

Eine Datei-Upload-Frage bittet um ein Dokument: ein Zertifikat, ein unterschriebenes Formular, ein Foto. Teilnehmende hängen eine Datei pro Frage an, und sie wird bei der Erhebung gespeichert; auf der Seite Ergebnisse und in der CSV steht als Antwort der Dateiname, und wenn Sie eine einzelne Antwort öffnen, gibt es eine Schaltfläche zum Herunterladen. Sie wählen, was angehängt werden darf - Beliebige Datei, Dokumente (pdf, doc, docx, xls, xlsx, csv, txt) oder Bilder (png, jpg, jpeg, gif, webp) - und diese Wahl schränkt die Dateiauswahl ein, die Teilnehmende sehen. Das ist eine Hilfe für sie und keine Sicherheitsprüfung.

Eine Auswahlfrage kann eine eigene Antwort zulassen. Das fügt eine Auswahl "Sonstiges" mit Textfeld hinzu, unter der Beschriftung, die Sie ihr geben, und sie wird in zwei Spalten gespeichert: die Auswahlspalte hält fest, dass Sonstiges gewählt wurde, und eine zweite Spalte daneben trägt, was eingegeben wurde. Filter und Diagramme über die Auswahlspalte bedeuten weiter, was sie bedeuteten, und eine Analyse-App, die die Antworten importiert, löst weiterhin jede Auswahl zu ihrer Beschriftung auf. Sonstiges fängt Ausreißer in einer Liste auf, die Sie schon durchdacht haben - eine vergessene Kategorie holt es nicht zurück, also lohnt es sich zu lesen, was die Leute eingegeben haben. Sobald Antworten vorliegen, können Sie weiterhin Auswahlmöglichkeiten HINZUFÜGEN und umbenennen; eine Auswahl zu entfernen oder Sonstiges abzuschalten wird abgelehnt, denn beides würde Antworten auf etwas verweisen lassen, das es nicht mehr gibt.

Veröffentlichen und danach bearbeiten

Beim Veröffentlichen wird eine Momentaufnahme des Formulars zu dem, was Teilnehmende sehen. Es ist dieselbe Versionierung wie in jeder Ovidens-App: jede veröffentlichte Version ist unveränderlich, frühere Versionen bleiben im Verlauf und lassen sich wiederherstellen.

Bis eine Erhebung zum ersten Mal veröffentlicht ist, antwortet ihr Link mit „noch nicht geöffnet" statt mit einem leeren Formular.

Sie können auch nach dem Veröffentlichen weiter bearbeiten. Eine Änderung öffnet einen Entwurf, Teilnehmende beantworten währenddessen weiter die veröffentlichte Fassung, und Ihre Änderungen erreichen sie, sobald Sie erneut veröffentlichen. Nichts von dem, was Sie gesammelt haben, geht dabei verloren oder wird verändert, und das Wiederherstellen einer älteren Version bringt deren FRAGEN als neue Version zurück - niemals alte Antworten und ohne neue zu entfernen.

Zwei Dinge sollten Sie wissen, bevor Sie eine laufende Erhebung bearbeiten.

• Eine bereits beantwortete Frage ist teilweise festgelegt. Sie können sie umformulieren, ihren Hilfetext ändern, sie auf eine andere Seite verschieben, sie als Pflichtfrage setzen oder freigeben, eine Auswahl hinzufügen und eine umbenennen. Bei einer Tabellenfrage können Sie eine Spalte hinzufügen, eine umbenennen und ändern, ob sie Pflicht ist. Sie können nicht ihren Antworttyp ändern, ihren Spaltennamen ändern, eine ihrer Auswahlmöglichkeiten entfernen, ihre Sonstiges-Auswahl ein- oder ausschalten, eine ihrer Tabellenspalten entfernen oder den Typ einer Tabellenspalte ändern - jedes davon würde Antworten auf etwas verweisen lassen, das es nicht mehr gibt. Das Löschen einer beantworteten Frage blendet sie aus dem Formular aus und behält ihre Antworten.
• Manche Änderungen bedeuten, dass die Antworten keine einheitliche Messung mehr sind. Eine Bewertungsskala von 1-5 auf 1-10 zu ändern, die Bedingung zu ändern, die entscheidet, wer gefragt wird, eine Pflichtfrage freizugeben oder die Spalten einer Tabellenfrage überhaupt zu ändern - auch eine hinzuzufügen - ändert jeweils, was eine Antwort BEDEUTET. Ovidens sagt es Ihnen vor dem Veröffentlichen - die Bestätigung beim Veröffentlichen listet auf, welche Fragen dadurch „neu definiert" würden - und markiert diese Frage danach auf der Ergebnisseite, statt beide Reihen zusammenzurechnen. Eine Frage umzuformulieren oder eine Auswahl hinzuzufügen ist keine solche Änderung: diese Antworten gehören weiterhin zusammen.

Wer das Formular geöffnet hatte, als Sie erneut veröffentlicht haben, wird gebeten, neu zu laden, bevor die Antworten angenommen werden - so wird niemandes Antwort einem Fragebogen zugeordnet, der ihm nicht gezeigt wurde.

Eine neue Erhebung aus dieser beginnen

Um dieselben Fragen erneut zu stellen - die Ausgabe des nächsten Jahres oder eine Variante für eine andere Gruppe - öffnen Sie die Erhebung mit Editor öffnen und wählen im Menü Weitere Aktionen (⋮) in der oberen Leiste Erhebung duplizieren.... Sie geben der neuen Erhebung einen Namen und wählen, wenn Sie Apps in mehr als einem Bereich anlegen dürfen, den Bereich, in den sie kommt.

Die Kopie übernimmt die Fragen in ihrer Reihenfolge, die Beschreibung des Formulars und seine Mitteilungen und beginnt als Entwurf. Alles andere ist neu: Sie erhält einen eigenen Link und eigene Antworten und enthält keine Antworten. Diese Erhebung behält ihren Link und ihre Antworten.

Das Menü erscheint nur für Personen, die in mindestens einem Bereich Apps anlegen dürfen, denn ein Duplikat ist eine neue App.

Teilen

Jede Erhebung hat einen Link. Wer ihn hat, kann ohne Konto antworten, und jede Antwort zählt.

Um Ihr Formular selbst durchzugehen, bevor Sie es versenden, nutzen Sie im Editor die Vorschau: Sie ist die Seite der teilnehmenden Person über Ihrem Entwurf, ungespeicherte Änderungen eingeschlossen, und sie prüft Ihre Antworten nach denselben Regeln wie das veröffentlichte Formular - gespeichert wird dabei nichts, eine Probe wird also nie zu einer Antwort.

Muss ein Link einmal aufhören zu funktionieren, erzeugen Sie ihn neu: die alte Adresse löst sofort nicht mehr auf und lässt sich nicht zurückholen.

Was mit den Antworten geschieht

Jede Antwort wird zu einer Zeile in der Antworten-Tabelle der Erhebung - mit einer Spalte pro Frage sowie einigen Angaben zur Einreichung selbst: wann sie eintraf und welche veröffentlichte Version des Formulars sie beantwortet hat.

Diese Tabelle ist ein ganz normaler Ovidens-Datensatz. Sie ist es, was die Antworten-Seite liest, was ein CSV-Export schreibt und was eine Analyse-App über einen Analyse-App-Daten-Knoten importiert. Die Tabelle selbst sehen Sie im Editor auf der Seite Pipeline: die Antworten-Tabelle als der eine Knoten, den diese App hat, ihre Spalten und Typen im Reiter Konfiguration und die Antworten im Reiter Daten. Sie ist nur lesbar - schreiben kann nur eine teilnehmende Person - und sie zeigt genau das, was jede andere Auswertung zeigt: gelöschte Antworten sind nicht darin.

Wann eine Antwort eintraf, steht in UTC in der Spalte submitted_at. Es ist der Moment der Einreichung, auf die Millisekunde genau, und er wird überall als derselbe Moment gelesen - im Raster, im CSV-Export und in einer Abfrage in einer Analyse-App.

Beim Löschen einer Antwort bleibt die Zeile erhalten und wird als gelöscht markiert, damit sich das Löschen rückgängig machen lässt und der Prüfpfad ehrlich bleibt. Eine gelöschte Antwort ist von jeder Auswertung ausgeschlossen.

Die Grenzen, in denen eine Erhebung arbeitet

Fünf Zahlen begrenzen eine Erhebung, und alle fünf gehören Ihrem Workspace und nicht der Plattform - eine Workspace-Administration sieht sie unter System -> Nutzung und Limits, und der Betrieb kann sie anheben.

Wer eine Datei über der Einzelgrenze anhängt, erfährt das, solange die richtige Datei noch zur Hand ist; wer eintrifft, nachdem die Gesamtsumme der Erhebung erreicht ist, erfährt, dass das Formular keine weiteren Dateien annehmen kann - nie, wie hoch die Grenze ist.

Die Antwortgrenze wirkt neben dem optionalen Antwortlimit, das Sie in Einstellungen für die Erhebung selbst setzen können; das NIEDRIGERE der beiden schließt das Formular. Wer danach eintrifft, erfährt, dass die Erhebung geschlossen ist - nie, welche der beiden Grenzen es war. Ein eigenes Limit über dem des Workspace wird abgelehnt statt stillschweigend gekürzt, und das Feld nennt den erlaubten Wert. Die Vorschau im Editor ist von beiden Grenzen unberührt, weil sie nichts speichert - ein volles Formular lässt sich also weiterhin proben.

Zwei weitere Grenzen sind fest und nicht pro Workspace: 50 Optionen bei einer Auswahlfrage und 4.000 Zeichen in einer Freitextantwort.