Audits

Jeder Workspace führt eine laufende Aufzeichnung darüber, wer was wann geändert hat. Immer wenn jemand eine App erstellt, Daten bearbeitet, eine Pipeline ausführt, eine Version veröffentlicht oder ein Teammitglied einlädt, wird automatisch ein Eintrag hinzugefügt. Sie lesen das Prüfprotokoll über die App Audit Analytics: eine fertige Ansicht darüber, mit Seiten voller Tabellen und Diagramme.

Die App ist nur für Admins zugänglich und systemverwaltet: nur Admins sehen sie, ihre Konfiguration ist gesperrt und kann nicht bearbeitet werden. Sie ist außerdem dauerhaft - ein Admin kann sie öffnen, aber nicht archivieren, wiederherstellen oder löschen, sodass die Prüfhistorie niemals ausgeblendet oder entfernt werden kann. Sie ist immer live und liest direkt aus dem Protokoll: Es gibt keinen Lauf auszulösen und nichts zu aktualisieren, und die Zahlen sind auf ein bis zwei Minuten aktuell.

Sie zeigt die Aktivität der Apps, die Sie öffnen können. Der persönliche Bereich eines anderen Mitglieds bleibt privat, auch für Admins: Die Einträge einer App darin - und einer App, die inzwischen endgültig gelöscht wurde - erscheinen in keiner Tabelle, keinem Diagramm und keiner Summe. Einträge, die zu keiner App gehören, etwa die Einladung eines Mitglieds, erscheinen immer.

Sie öffnen

• Über die App-Liste. Admins sehen Audit Analytics neben den anderen Apps.
• Über eine Schaltfläche "Prüfprotokolle anzeigen". Eine kleine Uhr-Schaltfläche sitzt auf einer Datensatzzeile, einem Pipeline-Knoten, einer Version in der Historie, einem Wissensdatenbank-Element, einem Mitglied, einer Kennzahl, einer Visualisierungs-Konfiguration, einem Berichtszeitraum und einer einzelnen Kennzahlen-Wertzelle. Sie öffnet die App in einem neuen Browser-Tab, vorgefiltert auf genau diese Ressource, sodass Ihre Ansicht bestehen bleibt.

Zwei dieser Direktlinks sind in einer Indikator-App besonders nützlich. Auf einer Zelle im Datengitter öffnet die Schaltfläche die Seite Indicator Data Changes, gefiltert auf genau diese Zelle - diese Kennzahl, diese Aufschlüsselung, dieser Zeitraum -, sodass Sie jeden Wert sehen, den sie je hatte, und wer ihn gesetzt hat. Auf einem Berichtszeitraum zeigt sie alles, was mit dem Zeitraum selbst geschehen ist: angelegt, umbenannt, zur Prüfung eingereicht, freigegeben, wieder geöffnet.

Was jede Seite zeigt

• Overview (Überblick) - die Aktivität im Workspace: wie viele Aktionen im Zeitverlauf, wer sie ausführte, wie viel von KI getrieben wurde. Dort finden Sie außerdem die Tabelle Deletions and bulk operations sowie Retained originals, die jede aufbewahrte Originaldatei auflistet (einen Datensatz-Upload oder ein Dokument, das Sie Vera gegeben haben) - mit Name, App, Knoten, wer oder was sie hochgeladen hat und wann, samt Download der Datei genau so, wie sie hereinkam.
• All actions (Alle Aktionen) - alles, was geschehen ist, neueste zuerst, eine Zeile pro Ereignis: wann, die Aktion, die betroffene Ressource und wer oder was gehandelt hat. Jede Spalte lässt sich filtern; hier grenzen Sie also auf einen Zeitraum, eine Akteur-Art, einen Akteur, eine App oder eine Art von Aktion ein.
• Analytics Data Changes - jede Änderung an den Daten einer analytischen App. Eine direkte Bearbeitung zeigt eine Zeile pro geänderter Zelle (Wert davor und danach); eine gelöschte Zeile zeigt eine einzige Zeile für die gesamte Löschung, ohne Spalte und ohne Werte davor/danach; ein Upload oder ein Ersetzen zeigt eine Zeile für den gesamten Schreibvorgang (siehe Uploads und Ersetzungen).
• Indicator Data Changes - jede Änderung an einem Indikatorwert, eine Zeile pro geänderter Zelle: der Indikator, seine Dimension und der Berichtszeitraum, der Wert davor und danach und wer ihn geändert hat.

Eine Änderung lesen

Jede Zeile beantwortet dieselben Fragen:

• Zeile - welcher Datensatz sich geändert hat (auf einer Datenänderungsseite die stabile ID der Zeile oder Zelle). Eine Datenänderungsseite führt außerdem Erstellt, Zuletzt aktualisiert und die Zeilen-ID, sodass Sie nach jeder Spalte sortieren oder filtern können, um die Historie eines Datensatzes zu verfolgen.
• Wann - der Zeitpunkt der Änderung.
• Akteur - wer oder was sie vorgenommen hat. In der Regel eine Person; bei einer von einer KI vorgenommenen Änderung die Person, die die KI angewiesen hat (siehe KI-Verantwortlichkeit); bei einer Änderung, die ein verbundenes System geschrieben hat, diese Integration selbst.
• Akteur-Art - Person, Vera, External AI (externe KI), Integration, Support oder System. Filtern Sie danach, um zum Beispiel alles zu sehen, was ein verbundenes System letzte Nacht getan hat.
• KI - gesetzt, wenn die Änderung von einer KI statt direkt von einer Person vorgenommen wurde. Eine Integration ist keine KI, ihre Schreibvorgänge setzen die Markierung also nicht.

Die meisten Zeilen enthalten einen Ressourcen-Link, der die geänderte Ressource in ihrem Live-Editor öffnet, ausgewählt und bereit zur Prüfung. Ein Link ist inaktiv, wenn die Ressource nach der Aufzeichnung gelöscht wurde: die Historie bleibt, aber es gibt nichts Lebendiges zu öffnen.

Uploads und Ersetzungen

Die meisten Daten kommen als Datei-Upload oder als Ersetzen an, das Tausende oder Millionen Zeilen auf einmal schreibt. Ein Eintrag pro Zeile würde das Protokoll überfluten, daher wird ein Massenschreibvorgang als ein Eintrag für den gesamten Vorgang aufgezeichnet, auf der Seite Analytics Data Changes neben den direkten Bearbeitungen:

• Zeile zeigt den Block der erzeugten Zeilen, zum Beispiel 1-51200.
• Operation lautet replace_rows oder append_rows. Das ist der wichtigste Wert, wenn Sie eine einzelne Zeile verfolgen: ein Ersetzen hat alles verworfen, was der Knoten enthielt, und die neuen Zeilen wieder ab 1 nummeriert - Zeile 4 nach einem Ersetzen ist also eine andere Zeile als Zeile 4 davor. Ein Anhängen hat die früheren Zeilen unverändert gelassen.
• Geschriebene Zeilen ist die Anzahl der tatsächlich hinzugefügten Zeilen.
• Geändert von und Wann sind Person und Zeitpunkt, wie bei einer Bearbeitung.

Der Zeilenblock ist ein Bereich, keine Liste: Wenn ein Upload doppelte Zeilen überspringt, werden manche IDs innerhalb des Blocks keiner Zeile zugewiesen, sodass Geschriebene Zeilen kleiner sein kann, als der Block aussieht. Aus demselben Grund öffnet der Ressourcen-Link eines Masseneintrags die Daten des Knotens ungefiltert.

Genau das macht die Schaltfläche Prüfprotokolle anzeigen pro Zeile für Daten nützlich, die nie von Hand bearbeitet wurden: Auf einer per Upload entstandenen Zeile findet sie den Upload, der sie erzeugt hat, zusammen mit allen späteren Bearbeitungen.

Eine Tabelle herunterladen

Jede Tabelle der App hat eine Schaltfläche Exportieren, damit Sie den Nachweis als Datei an Prüfende oder Kolleginnen und Kollegen weitergeben können. Wählen Sie CSV oder Excel.

Die Datei enthält die Zeilen, die die Tabelle zeigt. Alle Filter der Tabelle wirken sich aus, auch die, die ein Link Prüfprotokolle anzeigen beim Öffnen der Seite bereits gesetzt hat, etwa auf eine bestimmte Ressource - öffnen Sie Analytics Data Changes über den Link eines Knotens und exportieren Sie, enthält die Datei die Änderungen dieses Knotens und nicht die des ganzen Workspace. Auch die Parameter der Seite und die Suche wirken sich aus. Die Datei enthält jede Spalte der Tabelle, nicht nur die am Bildschirm sichtbaren, und ihre Zeilen stehen in der Standardreihenfolge der Tabelle (auf den Seiten mit Änderungen die neuesten zuerst), egal wie Sie die Tabelle am Bildschirm sortiert haben.

Die gesamte Historie eines Workspace kann mehr Zeilen umfassen, als eine Tabellenkalkulation aufnimmt (rund eine Million). Excel wird dafür mit einer entsprechenden Meldung abgelehnt; laden Sie sie stattdessen als CSV herunter oder filtern Sie die Tabelle zuerst.

Jeder Download wird aufgezeichnet, auch der aus dem Prüfprotokoll selbst: Ein Admin sieht unter Daten-Downloads auf der Seite System, wer was wann und mit wie vielen Zeilen heruntergeladen hat.

KI-Verantwortlichkeit

Wenn Vera oder eine verbundene KI eine Änderung im Auftrag von jemandem vornimmt, zeigt das Protokoll sowohl die KI als auch die Person, die sie angewiesen hat: die Spalte KI markiert die Änderung als von KI vorgenommen, der Akteur ist die Person, die darum gebeten hat, und auch das KI-Modell wird festgehalten. Auch wenn also die KI die Arbeit erledigt hat, ist immer klar, wer verantwortlich ist. Siehe KI-Transparenz.

Änderungen durch ein verbundenes System

Ein verbundenes System - ein ERP, ein Data Warehouse, ein nächtlicher Job - schreibt über die Automation API, mit Zugangsdaten, die ein Admin dafür ausgestellt hat. Solche Änderungen werden wie alle anderen aufgezeichnet, mit zwei Unterschieden:

• Der Akteur ist die Integration selbst, unter dem Namen, den sie bei der Erstellung der Zugangsdaten bekommen hat, und die Akteur-Art lautet Integration. Es saß niemand an der Tastatur, also wird keine Person als Urheberin angezeigt. Der Name bleibt auch dann erhalten, wenn die Zugangsdaten widerrufen oder gelöscht werden.
• Wer die Zugangsdaten ausgestellt hat, ist eine Frage zu den Zugangsdaten und nicht zur Änderung; beantwortet wird sie auf dem Tab API-Zugangsdaten der Seite Zugriff. Jedes Ereignis zu Zugangsdaten - erstellt, Secret erneuert, Zugriff geändert, widerrufen - verlinkt direkt dorthin und ist dem Admin zugeschrieben, der es ausgeführt hat.

Was ein verbundenes System ist und wie ein Admin seine Zugangsdaten ausstellt, steht auf der Seite Zugangsdaten.

Wie die Historie aufbewahrt wird

Die Prüfhistorie wird bei jeder Änderung erfasst und in der App Audit Analytics verfügbar gehalten, und zwar ohne Zeithorizont: ältere Historie bleibt lesbar, egal wie alt sie wird.