Erhebungsrunden

Eine Erhebungsrunde ist die Art, wie eine App ihre Zahlen erfragt. Statt die Zahlen einer App vom ganzen Arbeitsbereich zu erfragen, fragt eine Erhebungsrunde NAMENTLICH BEKANNTE PERSONEN nach den Zahlen der Einheit, für die sie verantwortlich sind - eine Tochtergesellschaft, ein Standort, eine Abteilung - und lässt Administratoren oder Berichtsverantwortliche jede Antwort genehmigen, ablehnen oder mit einer Begründung an dieselbe Person zurückgeben.

Vier Begriffe tragen die gesamte Funktion, und nichts anderes bedeutet dasselbe:

Weil der RUNDE ihr Zeitraum, ihre Datenpunkte und ihre Personen gehören, können Sie die Runde des nächsten Jahres einrichten, während die diesjährige noch läuft, und dabei umentscheiden, wer sie beantwortet, ohne die diesjährige anzufassen. Das Einzige, was eine Runde NICHT wählt, ist die Dimension, aus der ihre Einheiten stammen: Die App hat eine, jede Runde fragt danach, und sobald eine Runde der App den Entwurf verlassen hat, lässt sie sich nicht mehr anderswohin verschieben. Eine Runde im Entwurf hält sie gar nicht - solange niemand gefragt wurde, können Sie es sich noch anders überlegen.

Runden werden im Editor der App eingerichtet, in einem Bereich namens Erhebung, und auf dem Tab Erhebung der App beurteilt. BEANTWORTET werden sie ganz woanders: unter Aufgaben, einer Seite oberster Ebene außerhalb jeder App.

Das Einrichten einer Runde und das Beurteilen sind Administratoren und Berichtsverantwortlichen vorbehalten. Berichtsverantwortlicher ist eine Rolle, die ein Admin für den gesamten Workspace, einen Bereich oder eine App vergibt (siehe Mitglieder und Rollen): Sie führt dort Runden durch, beurteilt Antworten und gibt Berichtszeiträume frei, und nirgends sonst. Der Bereich Erhebung des Editors zeigt die E-Mail-Adresse aller für eine Einheit verantwortlichen Personen, deshalb wird er nur denen angeboten, die die Runden der App verwalten - und der Tab Erhebung der App, auf dem Antworten beurteilt werden, aus demselben Grund ebenfalls. Antworten darf jede gefragte Person, und sie braucht dafür weder den Editor noch die App: Was von ihr erwartet wird, erscheint unter Aufgaben (siehe Schritt 5).

Schritt 1: die Berichtseinheiten-Dimension der App wählen

Eine Berichtseinheit ist keine neue Liste, die Sie tippen. Sie ist ein Dimensionsmitglied: Sie wählen, welche Dimension der App die Berichtseinheiten enthält, und ihre Mitglieder werden zu diesen Einheiten. Erheben Sie je Standort, ist die Dimension Standort es; erheben Sie je Tochtergesellschaft, jene.

Die App hat genau eine, und jede Erhebungsrunde dieser App erfasst danach. Öffnen Sie den Editor, gehen Sie zu Struktur -> Dimensionen, öffnen Sie die gewünschte Dimension und schalten Sie Berichtseinheiten-Dimension ein. Schalten Sie sie bei einer anderen Dimension ein, wechselt sie dorthin - eine Dimensionsliste zeigt nie zwei davon.

Zwei Dinge folgen daraus, und das zweite sollten Sie vorher wissen:

• Die App muss veröffentlicht sein, damit eine Runde den Entwurf verlassen kann, denn die Erhebungsrunde läuft gegen die veröffentlichte Struktur. Legen Sie die Dimension fest, veröffentlichen Sie, öffnen Sie danach die Runde.
• Sobald eine Erhebungsrunde dieser App läuft oder abgeschlossen ist, lässt sich die Dimension nicht mehr verschieben. Jede Antwort und jede Prüfentscheidung benennt eines ihrer Mitglieder; ein Wechsel würde sie ins Leere laufen lassen. Sie wieder auf die Dimension zu setzen, die die veröffentlichte Struktur trägt, bleibt erlaubt - das ist die Reparatur, wenn ein Entwurf davon abgewichen ist. Um nach einer anderen Achse zu erheben, setzen Sie zuerst die Prüfentscheidungen dieser Erhebungsrunden zurück und versetzen Sie sie dann in den Entwurf; oder verwenden Sie eine eigene App.

Schritt 2: die Runde definieren

Wechseln Sie zu Erhebung und legen Sie eine Runde an. Sie trägt:

• einen Namen und eine technische ID,
• eine optionale Beschreibung - was diese Runde abfragt und von wem,
• genau einen Berichtszeitraum, der das Fenster ist, für das sie erhebt, und
• die Datenpunkte, die sie abfragt.

Die Berichtseinheiten-Dimension der App wird hier zur Information angezeigt; sie ist nichts, was die Runde auswählt.

Die Wahl der Datenpunkte IST die Definition dessen, was die Runde abfragt. Drei Arten von Datenpunkt können nicht abgefragt werden; jede wird ausgegraut und mit ihrer eigenen Begründung aufgeführt statt ausgeblendet:

• einer, den Sie noch nicht wählen können, weil die App keine Berichtseinheiten-Dimension hat. Legen Sie diese zuerst fest - sie entscheidet, was überhaupt abgefragt werden kann.
• einer, der berechnet statt beantwortet wird. Die App ermittelt ihn aus anderen Datenpunkten, es gibt also keine Antwort, die jemand geben könnte. Ändern Sie ihn auf der Seite Kennzahlen in einen erhobenen Datentyp, wenn er in einer Runde sein soll.
• einer, der nicht nach der Berichtseinheiten-Dimension der App erhoben wird. Er hat eine einzige unternehmensweite Antwort und damit keine Einheit, gegen die er beurteilt werden kann. Weisen Sie ihm diese Dimension auf der Seite Kennzahlen zu.

Enthält eine Runde bereits einen solchen Datenpunkt - weil er sich geändert hat, nachdem Sie ihn ausgewählt haben - können Sie ihn abwählen, solange die Runde ein Entwurf ist.

Solange eine Runde zu einem Berichtszeitraum gehört, kann dieser Zeitraum nicht gelöscht werden: Ihn zu löschen würde die Runde und jedes zu ihren Antworten erfasste Prüfergebnis mitnehmen. Löschen Sie zuerst die Runden oder behalten Sie den Zeitraum.

Schritt 3: festlegen, wer verantwortlich ist

Wechseln Sie auf den Tab Personen der Runde. Er zeigt die Mitglieder der Berichtseinheiten-Dimension der App, eingerückt wie sie verschachtelt sind - eine Region über ihren Standorten. Personen zugeordnet werden können nur die Einheiten auf der Ebene, auf der die App erhebt; der Tab nennt diese Ebene. Die Einheiten darüber werden zur Orientierung angezeigt und sind nicht auswählbar. Wählen Sie eine Einheit und dann die verantwortlichen Personen aus. Die Auswahl lässt sich nach Name und Adresse durchsuchen und bietet nur Personen an, die dieser Einheit noch nicht zugeordnet sind.

Eine Zuordnung gibt der Person keinen Zugriff auf die App. Sie legt fest, für welche Einheiten jemand antwortet; ob die Person überhaupt antworten darf, hängt an ihrem Zugriff auf die App. Eine Person sieht die Aufgabe und kann antworten, wenn sie die Daten der App bearbeiten darf - die Rolle Mitwirkender oder mehr, auf der App, auf ihrem Bereich oder auf dem ganzen Workspace. Wer ohne diesen Zugriff zugeordnet ist, sieht für diese Runde keine Aufgabe, kann sie nicht öffnen und kann weder antworten, kommentieren, sie als erledigt markieren noch den Zeitraum zur Prüfung übergeben. Geben Sie den Zugriff zuerst oder zusätzlich unter Zugriff.

Damit das nicht unbemerkt bleibt, zeigt die Runde es an: Auf dem Tab Personen und in der Liste Aufgaben unter Erhebung trägt eine Person, die zugeordnet ist, aber die Daten der App nicht bearbeiten darf, den Hinweis Kann nicht antworten; fährt man darüber, steht dort, was ihr fehlt. Der Hinweis verschwindet, sobald sie diesen Zugriff hat.

Personen übernehmen aus auf dem Tab Definition holt die Personen einer anderen Runde in einem Zug in diese, wobei bereits vorhandene übersprungen werden - die Runde des nächsten Jahres einzurichten bedeutet also nicht, vierzig Adressen erneut zu tippen. Angeboten wird das, solange die Runde ein Entwurf ist. Das Ergebnis benennt jede Art von Übersprungenem, damit nichts stillschweigend zurückbleibt:

• Wer in dieser Erhebungsrunde zurückgezogen ist, bleibt es - die Übernahme stellt nie Schreibzugriff wieder her -, und Sie können diese Personen unter Personen wiederherstellen, wenn sie erneut befragt werden sollen.
• Eine Einheit, die keine Berichtseinheit dieser App mehr ist, bleibt zurück. Das passiert, wenn sich die Erhebungsebene der App seit der Runde verschoben hat, aus der Sie übernehmen.
• Eine Adresse, die der Arbeitsbereich niemandem mehr zuordnen kann, bleibt zurück: niemand hier verwendet sie noch, oder zwei Personen tun es, oder die Einladung, aus der sie entstand, wurde von jemandem angenommen, der den Arbeitsbereich seither verlassen hat, oder sie ist abgelaufen, bevor jemand angenommen hat. Die Übernahme prüft genau das, was auch die Auswahl prüft: Eine Adresse, die der Arbeitsbereich keiner Person zuordnen kann, wird durch eine Übernahme so wenig für eine Einheit verantwortlich wie durch eine Zuordnung von Hand. Soll weiterhin jemand für diese Einheit antworten, laden Sie die Person ein oder wählen Sie sie unter Personen aus.

Sie können ein Mitglied dieses Arbeitsbereichs auswählen oder jemanden, den Sie eingeladen haben und der noch nicht angenommen hat - und für die Übernahme gilt genau dieselbe Regel. Eine offene Einladung erscheint in derselben Liste, gekennzeichnet mit Eingeladen. Ist die gesuchte Person weder das eine noch das andere, laden Sie sie auf der Seite Zugriff ein - die Auswahl verlinkt dorthin - und ordnen Sie sie zu, sobald die Einladung besteht. Ein Freitextfeld für Adressen gibt es nicht: Sie wählen immer eine Person aus, die der Arbeitsbereich bereits kennt. Eine Adresse, die hier niemand hat, kann damit nicht verantwortlich gemacht werden.

Eine eingeladene Person zuzuordnen funktioniert und beginnt zu greifen, sobald sie annimmt. Bis dahin hängt die Zuordnung an ihrer Adresse und gewährt nichts - die Person kann sich noch nicht anmelden. Sobald sie die Einladung annimmt und zum ersten Mal antwortet, gehört die Zuordnung ihr als Person. Ziehen Sie die Einladung stattdessen ZURÜCK, bleibt die Zuordnung an der Einheit, gewährt nichts und wird als Nicht im Arbeitsbereich angezeigt; entfernen Sie sie oder laden Sie die Person erneut ein.

Ein Mitglied zuzuordnen benennt die PERSON und nicht den Text ihrer Adresse; die Adresse ist danach nur noch eine Beschriftung: Wechselt die Person ihre E-Mail-Adresse, behält sie ihre Einheiten, und wird ihre alte Adresse später einer neuen Kollegin gegeben, erbt diese nichts. Entfernen Sie eine Zuordnung, wenn jemand geht.

Jede Adresse zeigt, wo sie steht:

• Mitglied - die Person ist in diesem Arbeitsbereich und kann sich anmelden.
• Eingeladen - sie wurde eingeladen und hat noch nicht angenommen.
• Nicht im Arbeitsbereich - niemand hier hält diese Adresse. So gekennzeichnet sein kann eine Zeile nur, wenn sie entstand, bevor Verantwortung durch Auswahl eines Mitglieds vergeben wurde, oder wenn die Person seither aus dem Arbeitsbereich entfernt wurde. Eine solche Zeile gewährt nichts: Entfernen Sie sie und wählen Sie die Person erneut aus, sobald sie Mitglied ist.

Teilen sich zwei Mitglieder des Arbeitsbereichs dieselbe Adresse, wird die Zuordnung für beide abgelehnt und nennt die Adresse: Die Zuordnung hängt an dieser Adresse, und die sagt nicht, wen Sie meinen. Geben Sie den Beteiligten je eine eigene Adresse und wählen Sie danach die gemeinte Person aus.

Eine bereits angenommene Einladung, deren Adresse kein aktuelles Mitglied mehr verwendet, wird ebenfalls abgelehnt - die Person hat den Arbeitsbereich womöglich verlassen oder die Adresse in ihrem Konto geändert. Laden Sie sie erneut ein oder wählen Sie stattdessen ein aktuelles Mitglied.

Zuweisen können Sie nur eine BERICHTSEINHEIT - ein aktives Element der festgelegten Dimension der App, auf der Ebene, auf der die App erhebt. Welche das sind, zeigt die Leiste: Alles andere wird als Struktur dargestellt und lässt sich gar nicht erst auswählen. Ein übergeordnetes Element, eines darunter oder ein deaktiviertes ist also nie etwas, für das Sie eine Person auswählen und danach eine Ablehnung erhalten. Die Zahl einer Region wird nicht neben ihren Standorten eingetragen, sondern von der Pipeline aus ihnen aggregiert - antworten tut also, wer einen Standort hält. Wer für drei Standorte verantwortlich ist, wird allen dreien zugewiesen.

Eine Einheit ohne zugewiesene Person ist in keiner Runde enthalten. Das ist Absicht: Eine erhobene Einheit hat immer jemanden, den man fragen kann.

Jemanden aus einer bereits laufenden Runde zu entfernen ZIEHT DIE PERSON ZURÜCK, statt sie zu löschen. Die Runde hat sie gefragt, und ihre Antworten und jede Beurteilung dazu überdauern die Zuordnung - die Zeile bleibt also durchgestrichen und als Zurückgezogen gekennzeichnet stehen, und die Person kann schlicht nicht mehr antworten und sieht die Runde nicht mehr. Holen Sie sie mit dem Wiederherstellen-Bedienelement neben der Zeile zurück, oder indem Sie dieselbe Adresse erneut hinzufügen. In einer Runde, die noch ein Entwurf ist, entfernt dasselbe Bedienelement die Zeile ganz, denn ein Entwurf hat niemanden gefragt.

Schritt 4: sie öffnen

Eine Erhebungsrunde hat drei Zustände, und die Schaltflächen sagen, was jeder Wechsel bewirkt.

Sobald eine Erhebungsrunde den Entwurf verlässt, ist ihre Definition fest - sie ist das, worauf sich jede erfasste Beurteilung bezieht. Eine gelaufene Runde wird durch Schließen beendet, nie durch Löschen, damit keine erfasste Beurteilung verloren geht. Eine offene Erhebungsrunde können Sie nur zurück in den Entwurf setzen, solange keine Antwort eine Beurteilung trägt.

Zwei Runden dürfen nicht gleichzeitig dieselbe Frage stellen

Eine Runde zu öffnen wird abgelehnt, wenn eine andere, bereits offene oder geschlossene Runde einen derselben Datenpunkte über einen überlappenden Berichtszeitraum abfragt. Die Meldung nennt jene Runde, den ersten gemeinsamen Datenpunkt und wie viele sie sich teilen, und sie nennt den Ausweg: die Datenpunktliste dieser Runde verkleinern, solange sie noch ein Entwurf ist, oder die andere Runde zurück in den Entwurf setzen. Eine Runde, die Sie ERNEUT ÖFFNEN, lässt sich nicht mehr bearbeiten - dort bleibt Ihnen nur der zweite Weg.

Der Grund: Über eine Zahl muss GENAU EINE Runde entscheiden, wer sie beantworten darf und ob die Antwort eingefroren ist. Zwei Runden über einer Antwort bedeuten zwei Urteile und keine Möglichkeit zu sagen, welches gilt. Runden über denselben Datenpunkten in VERSCHIEDENEN Berichtszeiträumen sind in Ordnung - das ist der gewöhnliche Fall von Jahr zu Jahr -, ebenso Runden über verschiedenen Datenpunkten im selben Zeitraum.

Veröffentlichen Sie die App, bevor eine Runde den Entwurf verlässt

Sie definieren eine Runde gegen das, was Sie im Editor sehen. BEANTWORTET wird sie gegen die veröffentlichte Struktur der App - dieselbe Struktur, gegen die jede Zahl erfasst wird. Eine Runde, die offen oder geschlossen ist, während beides auseinanderfällt, kann niemand beantworten. Der Wechsel aus dem Entwurf wird deshalb abgelehnt, und die Meldung nennt den Fall:

• die App hat gar keine Berichtseinheiten-Dimension - legen Sie zuerst eine fest (siehe Schritt 1),
• ihre Berichtseinheiten-Dimension ist nicht in der veröffentlichten Struktur,
• der Entwurf legt eine andere Berichtseinheiten-Dimension fest als die veröffentlichte Struktur,
• eine Einheit, der Sie jemanden zugewiesen haben, ist noch nicht in der veröffentlichten Struktur, oder
• eine Einheit, der Sie jemanden zugewiesen haben, steht in der veröffentlichten Struktur, ist aber keine Berichtseinheit dieser App - sie liegt auf einer anderen Ebene, oder sie liegt auf der Erhebungsebene und wurde deaktiviert. Die Meldung nennt die Einheit, die Dimension und die Ebene. Ziehen Sie diese Person unter Personen zurück, ordnen Sie ihr die Einheiten der Erhebungsebene zu, für die sie wirklich antwortet, oder aktivieren Sie die Einheit wieder. Wer für eine Einheit OBERHALB der Erhebungsebene zuständig ist, würde für jede Einheit darunter antworten, auch für solche, die ihr niemand zugewiesen hat - deshalb wird das abgelehnt und nicht durchgelassen.

Setzen Sie die Berichtseinheiten-Dimension im Entwurf auf die veröffentlichte zurück. Oder veröffentlichen Sie die App - solange noch keine Runde der App offen oder geschlossen ist und der Entwurf eine eigene Dimension festlegt - und holen Sie die Runde danach erneut aus dem Entwurf.

Die Prüfung läuft immer dann, wenn eine Runde den Entwurf verlässt, und erneut, wenn eine geschlossene Runde wieder geöffnet wird, denn eine geschlossene Runde bestimmt über ihre Antworten genauso wie eine offene. Eine bereits offene Runde zu schließen wird nicht geprüft: Sie erhebt schon, das Schließen beginnt also nichts Neues, und eine Runde nicht mehr STOPPEN zu können wäre die schlechtere Antwort. Die Schaltflächen hier bringen eine Entwurfsrunde nach Offen und nicht weiter; den Entwurf verlassen heißt hier also: sie öffnen. Die Regel ist trotzdem über die Zustände formuliert, denn die API und die KI-Werkzeuge können eine Entwurfsrunde auch direkt nach Geschlossen bringen, und dieselbe Prüfung deckt diesen Wechsel ab.

Solange eine Runde offen oder geschlossen ist, wird aus demselben Grund abgelehnt, eine Version zu veröffentlichen oder wiederherzustellen, die die Berichtseinheiten-Dimension der App wechseln oder eine Einheit unter der dafür verantwortlichen Person wegbewegen würde: Die bereits erfassten Antworten und Beurteilungen benennen diese Einheiten. Eine neue Einheit hinzuzufügen ist in Ordnung, ebenso jede andere Strukturänderung. Eine laufende Runde friert die App nicht ein.

Die Berichtseinheiten-Dimension der App zu löschen, wird abgelehnt, solange die App IRGENDEINE Runde hat, auch einen Entwurf. Löschen Sie zuerst diese Runden und danach die Dimension - und eine Runde, die den Entwurf verlassen hat, müssen Sie erst in den Entwurf zurückversetzen, bevor sie sich überhaupt löschen lässt. Die vollständige Reihenfolge lautet also: Prüfentscheidungen zurücksetzen, in den Entwurf versetzen, löschen. (Um die Dimension zu verschieben, brauchen Sie weniger: Die Runde in den Entwurf zurückzuversetzen genügt.) Eine Dimension, die die App nicht dafür festgelegt hat, lässt sich wie immer löschen.

Das Öffnen einer Runde verschickt keine E-Mail. Die für eine Einheit verantwortlichen Personen sehen die Runde, sobald sie die App das nächste Mal öffnen - sagen Sie ihnen also auf dem üblichen Weg Bescheid.

Schritt 5: sie beantworten

Ein Ansprechpartner öffnet Aufgaben in der linken Navigation. Er betritt die fragende App nie, und Zugriff auf den Editor braucht er gar nicht: Eine Zahl zu liefern ist kein Grund, in die App einer anderen Person geführt zu werden. Der Eintrag Aufgaben erscheint erst, wenn tatsächlich etwas von jemandem erwartet wird, und trägt die Anzahl der offenen Runden.

Die Seite zeigt EINE Zeile je Aufgabe - eine Runde, eine Person, wie viele Berichtseinheiten diese Person auch hält. Eine Standortleiterin mit drei Werken sieht EINE Zeile und öffnet EINEN Fragebogen für alle drei, statt drei zu verfolgen. Jede Zeile nennt die Runde, die fragende App, das Fälligkeitsdatum und den Fortschritt in ZELLEN - "6 von 8 Zellen ausgefüllt" - damit wer für einen von zwei Standorten geantwortet hat, als halb fertig gelesen wird und nicht als fast fertig. Ein Klick auf die Zeile öffnet den Fragebogen für die ganze Aufgabe, mit einer Spalte je Einheit bei jeder Frage. Der Weg zurück ist dieselbe Seite; nichts an der Aufgabe führt in die App.

Sonst ändert sich am Fragebogen nichts - es ist dasselbe geführte Formular wie unter Eine Erhebungsrunde beantworten beschrieben - er ist nun aber eingegrenzt auf die Fragen, die die Runde der eigenen Einheit stellt (siehe "Warum eine Einheit manche Fragen bekommt und andere nicht" weiter unten), und auf die Zahlen dieser Einheit.

Der Berichtszeitraum folgt der Runde, denn eine Erhebungsrunde erhebt für genau einen - auf diesem Bildschirm gibt es also gar keine Zeitraumauswahl.

Eine Aufgabe erscheint, sobald die Runde GEÖFFNET wird, und nicht früher. Jemanden einer Runde im Entwurf zuzuordnen sagt dieser Person nichts; erst das Öffnen fragt sie, und in diesem Moment erhalten alle Zugeordneten ihre Aufgabe. Das Schließen der Runde nimmt sie nicht wieder weg - die Aufgabe bleibt lesbar, damit Antworten, Beurteilungen und die Diskussion dazu weiterhin nachgelesen werden können; es macht die Antworten nur unveränderbar.

Eine Runde, aus der jemand zurückgezogen wurde, erscheint dieser Person nicht mehr.

Bittet eine prüfende Person um eine Änderung, steht die Begründung an der Antwort, und Sie können in der Diskussion daneben antworten - siehe Schritt 6.

Vera oder einen angebundenen KI-Assistenten zu bitten, eine Runde auszufüllen, funktioniert genauso und ist genauso begrenzt: Der Assistent reicht genau so weit wie Sie und keinen Schritt weiter - Ihre eigenen Einheiten, wenn Sie verantwortlich sind, jede Einheit, wenn Sie die Runden der App verwalten. Eine verantwortliche Person zuzuweisen und eine Beurteilung zu erfassen kann ein Assistent gar nicht: Das Erste würde erweitern, wer Daten erfassen darf, das Zweite hält das Urteil einer namentlich genannten Person fest.

Schritt 6: die Antworten beurteilen

Ein Admin oder eine berichtsverantwortliche Person öffnet denselben Tab Erhebung. Die Tabelle ist Ihre Arbeitsliste: eine Zeile je Runde und Einheit, die Sie durchsuchen, nach jeder Spalte sortieren, blättern und exportieren können wie jede andere Tabelle in der Anwendung.

Das Suchfeld trifft den Namen der Runde, den Namen der Einheit und die Adressen der verantwortlichen Personen. In einem großen Baum tippen Sie also einen Standortnamen oder die Adresse einer Kollegin und landen direkt auf deren Zeile. Sortieren ist Ihre Sache; solange Sie nicht sortieren, stehen die Runden neueste zuerst, mit den Einheiten jeder Runde in der Reihenfolge der Berichtseinheiten-Dimension der App.

Wer HEUTE für eine Einheit verantwortlich ist, ist eine andere Frage als das Kennzeichen: Eine zurückgezogene Einheit trägt ein Kennzeichen und keine Adresse.

Über eine einzelne Antwort sprechen

Zu jeder Antwort gehört eine eigene Diskussion - ein Strang je Frage und Berichtseinheit, geöffnet direkt an der Antwort im Fragebogen und auf dem Beurteilungsbildschirm. Dort wird eine Änderungsbitte beantwortet: Die Begründung der prüfenden Person steht an der Antwort, und wer die Einheit hält, antwortet dort statt per E-Mail - so stehen die Frage und die Antwort darauf neben der Zahl, um die es geht.

• Schreiben darf, wer diese Einheit hält, und wer die Runden der App verwaltet. Sonst sieht niemand den Strang.
• Es wird nur angehängt. Eine Nachricht kann von niemandem bearbeitet oder gelöscht werden - genau das macht den Strang als Nachweis des Vereinbarten brauchbar.
• Er bleibt offen, auch wenn die Antwort es nicht mehr ist. Über eine genehmigte Antwort und eine geschlossene Runde lässt sich weiterhin sprechen - eine eingefrorene Zahl ist genau die Art, zu der man Fragen hat.
• Nichts hängt davon ab. Ein Strang blockiert keine Freigabe, ändert keine Beurteilung und sperrt keine Zelle; er ist das Gespräch, nicht die Entscheidung.

Warum eine Einheit manche Fragen bekommt und andere nicht

Sie stellen das nicht ein, und es gibt nichts abzugleichen. Jeder Datenpunkt wird auf genau einer Ebene der Berichtseinheiten-Dimension der App erhoben - manche auf Standort, manche auf Region - und daraus folgt die Regel:

Eine Einheit wird zu einem Datenpunkt befragt, wenn mindestens ein Mitglied der Erhebungsebene dieses Datenpunkts auf oder unterhalb dieser Einheit liegt.

Gelesen an einem Baum Region -> Standort:

Eine Frage, die eine Einheit nicht bekommt, wird ihr schlicht nicht gezeigt und zählt nicht gegen ihre Vollständigkeit: Eine Einheit, die 1 von 2 Fragen bekommt, erreicht 100 %, indem sie diese eine beantwortet - und die Spalte Beantwortet der Arbeitsliste zählt gegen dieselbe befragte Menge, ihr Nenner ist also das, was die Einheit tatsächlich beantworten kann. Eine Einheit, die keine davon bekommt, steht weiterhin in der Arbeitsliste und liest ein gedämpftes 0 von M Fragen mit dem Grund in der Zeile darunter, an der Stelle des Anteilsbalkens - meist, weil ihr Teil des Baums kein Mitglied auf der Erhebungsebene der Runde hat. Ergänzen Sie die fehlenden Einheiten, oder erheben Sie den Datenpunkt auf einer Ebene, die die Einheit erreicht, dann erscheinen die Fragen.

Ein deaktiviertes Mitglied ist aus der Erhebungsrunde genommen: Eine Region, deren einziger Standort deaktiviert ist, wird zu dieser Standortfrage nicht mehr befragt.

Öffnen Sie eine Einheit, landen Sie in genau dem Fragebogen, den diese Person ausgefüllt hat - dieselben Fragen in derselben Reihenfolge, jede mit ihrer Anleitung, ihrer Einheit, ihrem eigenen Raster und den erfassten Zahlen. Es gibt keine gesonderte Werteliste zum Beurteilen, denn eine flach gelistete Zahl zu beurteilen heißt, etwas anderes zu beurteilen als das, was beantwortet wurde.

Während der Beurteilung ist der Fragebogen schreibgeschützt. Das ist Absicht: eine Zahl zu korrigieren und die eigene Korrektur dann unter fremdem Namen zu genehmigen ist keine Beurteilung. Muss eine Zahl wirklich korrigiert werden, verlassen Sie die Beurteilung und bearbeiten sie wie sonst auch.

Haken Sie beliebig viele Antworten an und geben Sie ein Urteil:

Es gibt zwei Urteile und kein drittes für "nicht angenommen": Das zu sagen und die Zahl zugleich einzufrieren, würde eine abgelehnte Zahl unveränderbar im Bericht stehen lassen. Änderung erbitten sagt dasselbe, trägt die Begründung und lässt die Antwort offen - so endet die Runde mit einer korrigierten Zahl oder einer ehrlichen Lücke.

Eine erbetene Änderung muss eine Begründung tragen. Sie ist keine Notiz an Sie selbst: Die antwortende Person liest sie neben der Frage, die sie korrigieren soll.

Das Urteil gilt in einem Zug für jede angehakte Antwort, und jede Antwort trägt es danach neben der Frage. Für die antwortende Person ist eine genehmigte Antwort schreibgeschützt, unter einem Kennzeichen, das nennt, wer wann beurteilt hat; eine zurückgegebene Antwort ist wieder bearbeitbar, unter Ihrer Begründung.

Eine Beurteilung können nur Admins und Berichtsverantwortliche der App erfassen. Wer sonst einen Beurteilungslink öffnet, erhält schlicht den eigenen Fragebogen mit den eigenen Antworten.

Wo Sie nachlesen, wer was genehmigt hat

Das an einer Antwort angezeigte Urteil ist das derzeit geltende. Brauchen Sie den Nachweis - wer eine Zahl wann genehmigt hat und ob sie zuvor jemand wieder geöffnet hat -, öffnen Sie aus Ihrer App-Liste die App Audit Analytics und dort den Reiter Indicator Data Changes. Unter der Tabelle der Wertänderungen steht eine zweite Tabelle, Answer Review Decisions.

Sie führt eine Zeile je Antwort, die ein Urteil benannt hat: Wer die fünf Antworten einer Einheit in einem Zug genehmigt, hinterlässt fünf Zeilen mit derselben Audit-Id. Jede Zeile nennt den Berichtszeitraum, die Berichtseinheit, den Datenpunkt, das Urteil und die beurteilende Person - unter dem Namen, den sie damals trug, nicht unter dem heutigen. Ein wieder geöffnetes Urteil wird wie jede andere Entscheidung erfasst; filtern Sie die Tabelle also auf eine Einheit und einen Datenpunkt, lesen Sie den gesamten Verlauf dieser Antwort, das Neueste zuerst. Der Link in einer Zeile öffnet den Reiter Daten der App, auf dem die beurteilten Zahlen liegen.

Zweierlei zeigt sie bewusst nicht. Die Begründung, die Sie bei einer Ablehnung oder einer erbetenen Änderung gegeben haben, steht nicht darin - eine Begründung ist an die antwortende Person gerichtet und bleibt neben der Frage, an der sie gelesen wird. Und nichts darin wird je einem Assistenten zugeschrieben: Ein Urteil zu erfassen kann nur ein Mensch, die KI-Spalte bleibt also immer leer.

Die App Audit Analytics sehen nur Administratorinnen und Administratoren des Arbeitsbereichs. Fehlt sie in Ihrem Arbeitsbereich noch, kann sie eine administrierende Person aus der App-Liste heraus anlegen.

Beurteilungen per SQL lesen

Urteile sind Daten, nicht nur Kennzeichen auf einem Bildschirm, und zwei Tabellen tragen sie für alles, was SQL spricht.

In der App führt die Pipeline eine Tabelle Cell reviews: eine Zeile je erfasster Zahl mit dem aktuell geltenden Urteil - genehmigt, Änderung erbeten oder keines - samt Begründung, entscheidender Person, Zeitpunkt und zugehörigem Berichtszeitraum. Ein Urteil trifft genau die EIGENE Berichtseinheit der Zahl, ohne Weg nach oben oder unten im Baum, und deckt jede weitere Aufgliederung derselben Frage innerhalb des Zeitraums ab - genau wie der Fragebogen es zeigt. Die Tabelle ist immer aktuell und existiert in jeder Indikator-App, ob eine Runde läuft oder nicht.

Im Data Lake Ihres Arbeitsbereichs werden dieselben Urteile in eine Tabelle namens ireview_app<id> neben den Zahlen der App gespiegelt, aufgefrischt innerhalb von etwa fünf Minuten nach einer Entscheidung - ein BI-Werkzeug oder ein Export, der den Lake liest, kann "was berichtet wurde" also mit "was genehmigt wurde" verbinden, ohne die App zu berühren. Der Spiegel ist eine Kopie zum Lesen: Was ein Urteil ERLAUBT, entscheidet immer der eigene Bestand der Plattform, nie der Lake.

Erhebungsfortschritt messen

Auch der Fortschritt ist Daten. Die Pipeline jeder Indikator-App führt eine Tabelle Erhebungsfortschritt: eine Zeile je Runde, Berichtseinheit und Frage, mit der Auskunft, ob die Einheit sie gestellt bekam, ob mindestens eine Zahl innerhalb des Berichtszeitraums der Runde sie beantwortet, wie viele Zellen diese Antwort umfasst, und welche Beurteilung dazu erfasst ist - daneben Name, Status und Berichtszeitraum der Runde sowie die Anzahl der verantwortlichen Personen der Einheit. Eine Einheit, der nichts gestellt wird, erscheint trotzdem, als einzelne Zeile ohne Frage, damit niemand von einem Dashboard verschwindet. Die Tabelle ist immer aktuell, existiert in jeder Indikator-App, und eine App ohne Erhebungsrunde liest schlicht eine leere Tabelle.

Drei Begleittabellen tragen die Definitionen, aus denen sie zusammengesetzt wird - die Runden, die Einheiten jeder Runde und die Fragen jeder Einheit - sodass Ihr eigenes SQL an beiden Enden ansetzen kann.

Für ein Diagramm in einer Analyse-App fügen Sie deren Pipeline einen Knoten Indikatordaten hinzu und stellen dessen Inhalt auf Erhebungsfortschritt: Der Knoten importiert die ganze Fortschrittstabelle der gewählten Indikator-App, und ein Lauf nimmt sie wie jede andere Datenquelle als Schnappschuss auf - erneut ausführen heißt auffrischen. Eingrenzen oder umformen lässt sie sich mit einem gewöhnlichen SQL-Schritt, dann eine Tabelle oder ein Diagramm auf die Visualisierung: "Hamburg hat 12 von 15 beantwortet" ist einen Filter und eine Zählung entfernt.

Fortschritt ist bewusst eine Sache von Zahlen: Keine dieser Tabellen trägt den Namen oder die Adresse einer verantwortlichen oder beurteilenden Person. Wer verantwortlich ist, bleibt auf den Verwaltungsoberflächen; wer entschieden hat, bleibt im Prüfprotokoll.

Was eine Erhebungsrunde vertraulich hält und was nicht

Das gehört genau gesagt, weil man leicht mehr annimmt.

• Das Schreiben ist eingegrenzt. Solange eine Runde offen ist, kann ein Ansprechpartner nur Zahlen für die eigenen Einheiten erfassen, und ein Mitglied des Arbeitsbereichs ohne Zuweisung kann von den erhobenen Zahlen dieser App gar keine erfassen.
• Die Ansichten, die die Zahlen Zelle für Zelle auflisten, sind genauso eingegrenzt: der Fragebogen, der Tab Daten der App und das Datenraster des Editors. In einer App mit laufender Runde sieht dort, wer ihre Runden nicht verwaltet, die Zahlen der eigenen Einheiten und sonst keine - und der Tab Daten SAGT das, statt ein leeres Raster zu zeigen: Er nennt die Einheiten, die er Ihnen zeigt, oder erklärt, dass Sie für keine verantwortlich sind, oder dass der gewählte Datenpunkt eine einzige unternehmensweite Antwort hat, die gar nicht auf eine Einheit eingegrenzt ist. Der festgehaltene Stand einer früheren Version ist nicht eingegrenzt.
• Summen und Aggregate bleiben offen. Wer die App öffnen kann, sieht weiterhin die Übersicht, die Vollständigkeitsansichten, den Aktivitätsverlauf und jede Summe und jedes Aggregat - genau wie vor Ihrer Erhebungsrunde, auch wenn darin Einheiten zusammengezählt werden, für die diese Person nicht verantwortlich ist.
• Einzelne Zellen dagegen nicht. Überall dort, wo die App eine einzelne Zelle statt einer Summe benennt - der Vorjahreswert hinter einer Frage, die von einer Prüfregel oder einer Konsistenzprüfung beanstandeten Zellen samt der Zahlen, an denen sie gescheitert sind, und die von einer Regel als nicht zutreffend markierten Zellen -, sieht eine Person, die die Runden der App nicht verwaltet, nur die Zellen ihrer eigenen Einheiten. Die Anzahlen daneben bleiben vollständig, sodass erkennbar bleibt, dass es mehr davon gibt als angezeigt werden.

Eine Erhebungsrunde entscheidet, wer GEFRAGT wird und wer SCHREIBEN darf, und sie hält die Einzelzahlen einer Einheit von einer anderen fern. Die Summen der App verbirgt sie nicht vor dem übrigen Arbeitsbereich.