Datensätze

Ein Datensatz-Knoten ist eine Eingabetabelle, die Sie mit Ihren eigenen Daten füllen. Hier gelangen Ihre Informationen in die Pipeline, entweder durch den Import einer Datei oder durch die manuelle Eingabe. Alles Nachgelagerte baut auf dem auf, was Ihre Datensätze enthalten.

Spalten und ihre Typen definieren

Ein Datensatz ist in Spalten gegliedert, und jede Spalte hat einen Datentyp, der festlegt, welche Art von Wert in sie gehört. Die Wahl des richtigen Typs hält Ihre Daten sauber: Zahlen bleiben Zahlen, Datumsangaben zeigen eine Datumsauswahl, und ein Dropdown lässt nur die von Ihnen festgelegten Optionen zu. Zu den verfügbaren Typen gehören:

• Text und Langtext für Wörter und freie Notizen,
• Ganzzahl und Dezimalzahl für ganze und gebrochene Zahlen,
• Währung für Geldbeträge und Prozent für Prozentsätze,
• Boolean für ein einfaches Ja/Nein,
• Datum, Uhrzeit, Zeitstempel und Jahr für Zeitpunkte,
• Telefon und E-Mail für diese speziellen Arten von Text,
• Dropdown, um eine Option aus einer Liste auszuwählen, und Mehrfachauswahl, um mehrere auszuwählen,
• Anhang für eine oder mehrere hochgeladene Dateien.

Geben Sie jeder Spalte einen klaren Namen und den Typ, der zu den Werten passt, die sie enthalten wird.

Eine CSV- oder Excel-Datei importieren

Der schnellste Weg, einen Datensatz zu füllen, ist der Import einer Tabellenkalkulation. Ein Assistent führt Sie in sechs Schritten hindurch: Datei auswählen, Tabellenblatt wählen, Einleseoptionen, Spalten zuordnen, Vorschau & Prüfung und Bestätigen. Sie können jederzeit Zurück gehen, ohne Ihre Einstellungen zu verlieren.

Der Import einer Datei steht allen zur Verfügung, die die Daten der App bearbeiten dürfen - denselben Personen, die seine Zeilen von Hand bearbeiten können. Wer die App nur ansehen darf, kann nicht importieren.

Datei auswählen

Ziehen Sie eine CSV- oder Excel-Datei auf den Assistenten oder klicken Sie, um eine auszuwählen. Trennzeichen und Kodierung werden automatisch erkannt.

Wenn Sie bei null anfangen, liefert Vorlage eine Datei, die die Spalten dieses Datensatzes bereits als Überschriften trägt. Wählen Sie im Dialog CSV oder Excel, benennen Sie die Datei und füllen Sie sie aus - laden Sie sie hoch, dann bleibt beim Zuordnen nichts mehr zu raten.

Ist die Datei zu groß oder hat sie mehr Zeilen, als ein Datensatz aufnehmen darf, sagt der Assistent das sofort und nennt das Limit, sodass Sie die Datei teilen können, statt auf einen fehlgeschlagenen Import zu warten. Sehr große Dateien werden genau so importiert, wie sie eingelesen wurden, statt in der Vorschau Zelle für Zelle bearbeitbar zu sein.

Eine einzelne Zeile darf bis zu 2.000.000 Zeichen enthalten. Eine längere Zeile stoppt den Import mit einer Meldung, die ihre Zeilennummer nennt, und es wird nichts importiert. Kürzen Sie dann die längsten Werte dieser Zeile oder verteilen Sie sie auf mehrere Zeilen.

Tabellenblatt wählen

Eine Excel-Arbeitsmappe hat meist mehrere Tabellenblätter, wählen Sie also das mit Ihren Daten. Jedes wird mit seiner Größe aufgeführt, zum Beispiel "1.204 Zeilen · 12 Sp.". Bei einer CSV entfällt dieser Schritt.

Einleseoptionen

In diesem Schritt behandeln Sie eine Datei, die nicht perfekt sauber ist. Alles hier hat eine sinnvolle Vorbelegung, und die Vorschau aktualisiert sich beim Ändern.

• Trennzeichen - das Zeichen, das Spalten trennt (Komma, Semikolon, Tab).
• Kodierung - der Zeichensatz der Datei. Windows-1252 für ältere Excel-Exporte mit fehlerhaften Umlauten.
• Kopfzeile - welche Zeile die Spaltennamen enthält, oder Keine Kopfzeile, wenn die Datei direkt mit Daten beginnt.
• Führende Zeilen überspringen und Letzte Zeilen überspringen - einen Titelblock oder Notizen am Anfang und Summen oder Fußnoten am Ende ignorieren.
• Leer-/Null-Werte - Werte, die als leer gelten sollen, zum Beispiel N/A oder -. Tippen und mit Enter hinzufügen.
• Leerzeichen um Werte entfernen - überflüssige Leerzeichen aus jedem Wert entfernen.

Spalten zuordnen

Bringen Sie jede Spalte Ihres Datensatzes mit einer Spalte aus Ihrer Datei in Übereinstimmung. Der Assistent ordnet zu, was er anhand der Namen erkennt, und sagt dazu, wie sicher er ist: exakte Übereinstimmung, Namensübereinstimmung oder ungefähre Übereinstimmung. Was Sie nicht möchten, setzen Sie auf "leer lassen".

Zwei Abkürzungen helfen bei einer sperrigen Datei:

• Mit KI vorschlagen bittet Vera, die Zuordnung aus den Spaltennamen abzuleiten. Jeder Vorschlag ist mit "KI-Vorschlag · bitte prüfen" markiert, Sie bestätigen also, statt blind zu vertrauen. Der Assistent sagt klar, was Ihren Workspace verlässt: "Spaltennamen und einige Beispielwerte werden zur Zuordnung an unseren KI-Anbieter gesendet."
• Vorherige Zuordnung übernehmen wendet die Zuordnung des letzten Imports in diesen Datensatz an - genau richtig für eine Datei, die Sie jeden Monat neu einspielen.

Der Assistent warnt Sie, wenn eine Pflichtspalte nicht zugeordnet ist oder wenn Spalten Ihrer Datei ungenutzt bleiben.

Vorschau & Prüfung

Jetzt prüft der Assistent jeden Wert gegen den Typ seiner Spalte und zeigt die Summen: wie viele Zeilen gültig sind, wie viele Fehler haben und wie viele Warnungen tragen. Warnungen betreffen Dinge, die einen zweiten Blick verdienen statt echter Fehler, etwa eine vollständig leere Spalte, eine Spalte mit nur einem einzigen Wert oder doppelte Zeilen.

Klicken Sie auf einen Befund, um zur Zelle dahinter zu springen und sie in der Vorschau zu korrigieren. Die Vorschau zeigt die ersten 500 Zeilen und sagt das auch; geprüft und importiert werden weiterhin alle Zeilen.

Ein Schalter entscheidet über schlechte Zeilen:

• Ungültige Zeilen überspringen an: die ungültigen Zeilen bleiben draußen, die gültigen werden importiert.
• Aus: alle Zeilen müssen gültig sein, und der Import wird abgelehnt, wenn eine Zeile Fehler enthält.

Wird ein Import abgelehnt, listet Fehlerbericht herunterladen genau auf, welche Zeilen gescheitert sind - auch solche jenseits der Vorschau. Ein sehr langer Wert wird im Bericht gekürzt und endet auf "...", damit der Bericht eine Größe behält, die eine Tabellenkalkulation öffnen kann; die Zeilennummer führt Sie zur vollständigen Zeile in Ihrer Datei.

Duplikate erkennen anhand ist optional: Wählen Sie eine oder mehrere Spalten als Schlüssel, und eingehende Zeilen, deren Schlüssel bereits existiert, werden übersprungen.

Bestätigen

Zum Schluss wählen Sie den Import-Modus: Ersetzen überschreibt alle vorhandenen Daten, Anhängen fügt diese Zeilen zu den vorhandenen hinzu (nur angeboten, wenn es etwas zum Anhängen gibt). Nach der Bestätigung meldet Ovidens, was passiert ist, zum Beispiel "1.180 Zeilen importiert · 24 übersprungen".

Eine Datei braucht mindestens eine Datenzeile. Eine Datei, die nur eine Kopfzeile oder gar nichts enthält, wird in beiden Modi mit der Meldung "Die Datei enthält keine Datenzeilen, es gibt also nichts zu importieren" abgelehnt, und der Datensatz behält seine Zeilen. Eine leere Datei ist meist ein Versehen - ein Export ohne Treffer oder eine zu früh gespeicherte Datei -, deshalb versteht Ovidens sie nicht als Anweisung, den Datensatz zu leeren. Dasselbe gilt bei aktiviertem Ungültige Zeilen überspringen, wenn jede Zeile der Datei ungültig ist: Der Import wird mit einer Meldung abgelehnt, die nennt, wie viele Zeilen ungültig waren, statt keine zu importieren. Um einen Datensatz bewusst zu leeren, löschen Sie seine Zeilen in der Datentabelle.

Während eine Pipeline-Ausführung läuft, ist kein Import möglich; der Assistent sagt das und wartet.

Daten von Hand bearbeiten

Sie müssen nicht alles importieren. Sie können Werte auch direkt in den Datensatz eingeben und Zellen an Ort und Stelle bearbeiten, was bei kleinen Tabellen oder schnellen Korrekturen praktisch ist. Sie können für eine Spalte auch grundlegende Regeln festlegen, etwa sie als Pflichtfeld zu markieren oder ihre Werte als eindeutig zu verlangen, sodass Ihre Daten bei der Eingabe konsistent bleiben.

Das gilt schon für die erste Zeile. Ein neuer Datensatz, der noch nie Daten erhalten hat, zeigt eine leere Tabelle mit dem Hinweis "Noch keine Daten. Fügen Sie die erste Zeile manuell hinzu oder laden Sie über Importieren eine Datei." und der Schaltfläche Erste Zeile hinzufügen. Ein Klick darauf öffnet die Bearbeitung mit der bereits angelegten ersten Zeile; tippen Sie hinein und Speichern Sie. Danach fügt die Leiste + Neue Zeile am unteren Rand des Rasters weitere Zeilen hinzu. Ein Dateiimport ist vorher nicht nötig, und der Import einer Datei bleibt jederzeit über dieselbe Werkzeugleiste verfügbar. Wer nicht importieren kann, sieht den Hinweis ohne den Import: "Noch keine Daten. Fügen Sie die erste Zeile manuell hinzu."

Es gibt drei Möglichkeiten, eine Zeile hinzuzufügen. Die Zeile + Neue Zeile am unteren Rand der Tabelle und das Hinzufügen-Steuerelement, das links neben jeder Zeile angezeigt wird, während Sie bearbeiten, legen die neue Zeile beide sofort an, ohne dass zuerst etwas eingegeben werden muss. Zeile in der Werkzeugleiste öffnet stattdessen ein Formular, das eine Zeile erst hinzufügt, sobald Sie mindestens ein Feld ausgefüllt haben - wird es leer abgeschickt, wird nichts hinzugefügt. Wie auch immer Sie eine Zeile hinzufügen, sie landet am Ende der Tabelle - ein Datensatz behält seine Zeilen in der Reihenfolge, in der sie angelegt wurden, sodass eine neue Zeile immer angehängt und nie zwischen zwei bestehenden eingefügt wird. Die Zeile zählt als ungesicherte Änderung, bis Sie Speichern wählen.

Voraussetzung dafür ist lediglich mindestens eine Spalte. Ein Datensatz ohne definierte Spalten zeigt stattdessen den Import-Ablagebereich, denn der Import einer Datei definiert auch die Spalten.

Dateien in einer Anhang-Spalte

Eine Anhang-Spalte enthält Dateien - eine oder mehrere pro Zeile. Während Sie bearbeiten, fahren Sie mit der Maus über eine Zelle der Spalte und wählen Datei hinzufügen (in einer leeren Zelle) oder die Büroklammer (in einer Zelle, die bereits Dateien enthält). Im Dialog, der sich öffnet, klicken Sie, um Dateien auszuwählen, oder ziehen sie auf den Ablagebereich, und bestätigen dann mit der Hochladen-Schaltfläche, die nennt, wie viele Dateien sie sendet. Jede Datei darf bis zu 10 MB groß sein; eine größere Datei wird im Dialog mit einem entsprechenden Hinweis abgelehnt, und alle anderen Änderungen bleiben erhalten.

Eine hochgeladene Datei gehört erst zur Zeile, wenn Sie Speichern. Wählen Sie stattdessen Abbrechen, wird sie zusammen mit den übrigen ungesicherten Änderungen verworfen.

Ein Klick auf das Dateisymbol in einer Zelle zeigt alle ihre Dateien mit Namen und Größe. Dort können Sie eine Datei herunterladen (Sie werden zuerst nach dem Dateinamen gefragt), ein Bild vergrößert ansehen, weitere Dateien anhängen oder eine entfernen. Um eine Datei zu ersetzen, entfernen Sie sie, fügen die neue hinzu und wählen Speichern.

Wer die Daten der App lesen kann, kann ihre Dateien öffnen und herunterladen. Hinzufügen und entfernen können sie nur Administratoren des Arbeitsbereichs. Dieselben Zellen mit denselben Regeln erscheinen in einem bearbeitbaren Tabellen-Widget auf dem Dashboard der App.

Eine Datei bleibt herunterladbar, wenn die Konfiguration der App bearbeitet oder eine neue Version veröffentlicht wird. Wird eine Datei aus einer Zelle entfernt oder nach dem Hochladen abgebrochen, wird die gespeicherte Kopie nicht gelöscht: Sie bleibt erhalten, zählt weiterhin zum Speicher Ihres Arbeitsbereichs und wird derzeit nicht automatisch bereinigt.

Die Daten herunterladen

Exportieren in der Tabellen-Symbolleiste lädt herunter, was der Datensatz enthält. Vor jedem Download werden Sie nach einem Dateinamen gefragt, damit in Ihrem Download-Ordner etwas Wiedererkennbares landet und keine technische Kennung.

Ein Download bringt die Zeilen aus dem Workspace heraus, deshalb ist er eine eigene Berechtigung, getrennt vom Lesen. Sie gehört zu den Rollen Mitwirkender, Analyst, App-Ersteller und Admin. Wer eine App nur ansehen darf, kann ihre Tabellen lesen, bekommt aber kein Exportieren angeboten, weder hier noch an einer Tabelle oder einem Pivot in der Visualisierung oder unter den Ergebnissen einer SQL-Abfrage, und ein Bericht bietet kein PDF exportieren an, weil das PDF die Tabellen des Berichts vollständig enthält.

Die Datei entspricht dem, was Sie sehen. Wenn Sie die Tabelle gefiltert oder durchsucht oder Spalten ausgeblendet haben, fragt der Dialog, was die Datei enthalten soll - und jede Antwort nennt ihre eigene Zahl:

• Zeilen erscheint, sobald ein Filter oder eine Suche die Tabelle einschränkt. Aktueller Filter enthält genau die Zeilen am Bildschirm, Alle Zeilen den gesamten Datensatz. Vorausgewählt ist, was Sie sehen - ein Bestätigen ohne weitere Änderung lädt also genau Ihre Ansicht herunter.
• Spalten erscheint, sobald Sie mindestens eine ausgeblendet haben. Sichtbar enthält die Spalten am Bildschirm in Ihrer Reihenfolge, Alle jede Spalte des Datensatzes.

Die Zeile unter dem Dateinamen beschreibt immer Ihre aktuelle Auswahl - die Zahl dort ist also die Zeilenzahl der Datei. Alle Zeilen kann bei einem sehr großen Datensatz zudem die Kapazität einer Tabellenkalkulation überschreiten; Excel ist dann ausgegraut, solange diese Auswahl aktiv ist.

Eine Ansicht lässt sich noch nicht einzeln herunterladen: Ist nur fehlerhafte Zeilen eingeschaltet, wird Aktueller Filter ausgegraut angeboten und der Download nimmt alle Zeilen. Schalten Sie die Ansicht aus, um die Treffer eines Spaltenfilters zu laden.

Der Name ist bereits ausgefüllt, aus dem Namen des Knotens und dem heutigen Datum - ein wöchentlicher Export desselben Datensatzes überschreibt damit nicht mehr den der Vorwoche. Ändern Sie ihn, wenn Sie etwas anderes möchten. Der Dateityp steht neben dem Feld und ist nicht Teil des Namens, sodass beide nie widersprüchlich sein können.

Wählen Sie CSV oder Excel:

• CSV ist das Austauschformat. Es ist reiner Text, jeder Wert wird als Text geschrieben, und es lässt sich über denselben Assistenten wieder importieren.
• Excel überträgt die Typen. Ein Datum kommt als Datum an, eine Zahl als Zahl und eine Ja/Nein-Spalte als TRUE oder FALSE, sodass Sie eine Spalte sortieren und summieren können, ohne sie neu einzutippen. Eine Prozentspalte zeigt ihr % und eine Währungsspalte ihr Symbol, genau wie am Bildschirm. Datumsangaben werden als 2026-08-29 geschrieben und bedeuten so in jeder Region dasselbe.

Ein Tabellenblatt fasst rund eine Million Zeilen. Hat der Datensatz mehr, wird Excel ausgegraut mit der Zeilenzahl angeboten, und CSV übernimmt.

Die Ergebnisse eines Laufs und die festgeschriebenen Daten einer veröffentlichten Version laden Sie genauso herunter, über dasselbe Bedienelement, und ihre Namen sagen, welches von beiden Sie geholt haben.